Foto: Freepik

Saat tidak bertatap muka, sering kali miscommunication dan misunderstanding tak bisa dihindari. Apalagi, jika komunikasinya murni berbasis teks, tak ada gestur tubuh ataupun ekspresi wajah yang terbaca. Ditambah lagi, jika brief dari manajer terbilang singkat dan padat, tapi tidak jelas. Ketika anggota tim salah menerjemahkan brief Anda, dia bisa ‘tersesat’ ketika mengerjakan tugasnya, sehingga harus mengulang atau merevisi. Akibatnya, proses kerjanya jadi tidak efektif.

Agar kolaborasi jarak jauh berjalan dengan kendala minimal, ini 5 tip yang bisa Anda terapkan saat ngantor di rumah:
 
1. Cari platform komunikasi paling pas
Ketika harus berkolaborasi jarak jauh, kita memang akan banyak mengandalkan teknologi. Masalahnya, gangguan sinyal terkadang menjadi kendala yang sulit dihindari. Komunikasi ketika virtual meeting bisa terputus begitu saja atau suara Anda ketika sedang berbicara tidak terdengar jelas. Mengingat kendala berbeda yang dihadapi oleh masing-masing anggota tim, diskusikan platform yang paling tepat bagi semua orang. Jika Zoom memerlukan sinyal yang kuat, mungkin video call WhatsApp bisa menjadi jalan tengah.

2. Sampaikan brief dengan jelas
Luangkan waktu untuk menyampaikan brief dengan jelas. Lebih baik Anda menghabiskan waktu beberapa menit untuk menjelaskan sesuatu daripada anggota tim harus menghabiskan waktu menerka-nerka maksud Anda. Buka kesempatan bagi anggota tim untuk bertanya sampai pada hal mendetail. Meski meeting itu berupa brief, pastikan komunikasinya tetap 2 arah.

3. Stop kirim pesan terus-menerus
Oke, follow up memang penting. Tapi, tidak harus dilakukan setiap beberapa jam, kan? Apalagi, follow up-nya dilakukan bersamaan di semua media, dari chat, e-mail, sampai telepon. Selain menjengkelkan dan tidak efektif, pesan yang terus-menerus ini membuat anggota tim jadi tidak nyaman dan malas membaca (dan membalas) pesan Anda. Pilih salah satu media dan gunakan dengan bijak. Percayalah bahwa tim Anda akan bekerja keras untuk memenuhi tenggat waktu dan target. Rasa tidak percaya bisa bikin kolaborasi jadi macet.

4. Rayakan kesuksesan tim
Ketika projek demi projek terus bergulir, kerja keras tim bisa jadi kurang mendapatkan apresiasi. Cari kesempatan untuk rehat sejenak setelah satu projek selesai dikerjakan dan rayakan kesuksesan itu bersama semua anggota tim. Sebuah apresiasi, sesederhana apa pun, akan memicu motivasi dan semangat semua anggota untuk berkolaborasi demi meraih kesuksesan bersama.

5. Ciptakan momen keakraban
Kolaborasi antara Anda anggota tim serta kerja sama di antara anggota tim bisa terbentuk, jika relationship di dalam tim bisa terjalin dengan baik. Karena itu, Anda perlu menciptakan suasana pertemanan di dalam tim. Mencapai target memang jadi tujuan tim, tapi faktor sosial juga menjadi kunci penting. Salah satu kegiatan yang bisa meningkatkan keakraban adalah merayakan ulang tahun salah satu anggota tim ketika meeting berkala. Kalau perlu, Anda kirim kue ulang tahun kejutan dan rencanakan acara tiup lilin juga. Penting juga untuk mengagendakan virtual team building untuk keseruan kolaborasi. (f)


Baca Juga: 
Tak Ada Alasan Untuk Gaptek, Studi Ungkap Semua Pekerjaan Perlu Digital Skill
Suka Lambaikan Tangan Saat Virtual Meeting Berakhir? Itu Tanda Anda…
Temuan Menarik: Lebih Dari 80% Pegawai Ingin Terus WFH